Hoe Stuur Je Een Reminder Mail: Een Praktische Gids

Waarom een reminder mail sturen?

Een reminder mail sturen is een effectieve manier om de aandacht te vestigen op een eerder verzonden e-mail waarop nog geen reactie is ontvangen. Het kan soms gebeuren dat mensen druk zijn en bepaalde e-mails per ongeluk over het hoofd zien. Door een vriendelijke herinnering te sturen, vergroot je de kans dat de ontvanger alsnog reageert. Een reminder mail is niet alleen handig in zakelijke context, maar kan ook worden gebruikt voor persoonlijke aangelegenheden.

Het belang van een duidelijk onderwerp

Een duidelijk en specifiek onderwerp is essentieel voor het sturen van een effectieve reminder mail. Het onderwerp moet de aandacht trekken van de ontvanger, zodat deze de mail niet over het hoofd ziet. Vermijd vage onderwerpen zoals “Belangrijke herinnering” of “Opvolging”, maar geef specifieke details over waar de mail over gaat. Bijvoorbeeld: “Herinnering: bevestiging van vergadering op [datum en tijd]”. Een duidelijk onderwerp vergroot de kans dat de ontvanger de mail opmerkt en opent.

Personaliseer de inhoud

Om de ontvanger aan te spreken, is het belangrijk om de inhoud van de reminder mail te personaliseren. Vermeld bijvoorbeeld de naam van de ontvanger en verwijs naar eerdere communicatie. Dit laat zien dat je bewust bent van de eerder verzonden e-mail en toont betrokkenheid. Daarnaast kan het nuttig zijn om specifieke details of context toe te voegen om de ontvanger te herinneren aan de inhoud van de oorspronkelijke e-mail.

Vermeld de oorspronkelijke e-mail

In de reminder mail is het van belang om de oorspronkelijke e-mail te vermelden. Geef duidelijk aan over welke e-mail het gaat, bijvoorbeeld door de onderwerpregel te herhalen of door te verwijzen naar de datum en tijd van verzending. Dit helpt de ontvanger om de eerdere communicatie te identificeren en zorgt ervoor dat de herinnering relevant is.

Gebruik een vriendelijke toon

Een vriendelijke toon is essentieel bij het sturen van een reminder mail. Wees beleefd, respectvol en vermijd een dwingende of beschuldigende toon. Het doel is om de ontvanger aan te moedigen om te reageren, niet om ze onder druk te zetten. Gebruik vriendelijke woorden en zinnen zoals “graag herinner ik u eraan” of “ik waardeer uw tijd en aandacht”.

Specificeer de gewenste actie en deadline

Het is belangrijk om in de reminder mail duidelijk aan te geven welke actie je van de ontvanger verwacht en wat de deadline is. Wees specifiek en concreet, zodat er geen ruimte is voor misverstanden. Vermeld bijvoorbeeld dat je een bevestiging wilt ontvangen, dat je een betaling verwacht of dat je een antwoord op een specifieke vraag nodig hebt. Geef ook aan tot wanneer de ontvanger de tijd heeft om te reageren.

Voeg relevante documenten of links toe

Als er relevante documenten, formulieren of links zijn die nodig zijn voor de gewenste actie, is het handig om deze toe te voegen aan de reminder mail. Op die manier maak je het de ontvanger gemakkelijk om te reageren of de gevraagde taak uit te voeren. Zorg ervoor dat de bijlagen duidelijk zijn benoemd en dat de ontvanger weet waar ze te vinden zijn.

Stel een herinnering in bij uitblijven van reactie

Als je na het versturen van de reminder mail nog steeds geen reactie ontvangt, is het raadzaam om een herinnering in te stellen. Dit kun je bijvoorbeeld doen door een follow-up e-mail te sturen na een bepaalde periode, zoals een week of twee weken. In de follow-up mail kun je aangeven dat je nog geen reactie hebt ontvangen en opnieuw de gewenste actie en deadline vermelden. Op deze manier blijf je in contact met de ontvanger en vergroot je de kans op een reactie.

Vergeet de follow-up niet

Een follow-up is een belangrijk onderdeel van het sturen van een herinnering mail. Het kan zijn dat de ontvanger jouw eerste mail over het hoofd heeft gezien of dat ze simpelweg wat meer tijd nodig hebben om te reageren. Een follow-up laat zien dat je nog steeds geïnteresseerd bent in een reactie en dat je de zaak serieus neemt. Houd er rekening mee dat iedereen het druk heeft en dat het soms nodig kan zijn om een aantal follow-ups te sturen voordat je een reactie ontvangt.

FAQs

1. Wat is een voorbeeld van een vriendelijke reminder mail?

Onderwerp: Vriendelijke herinnering – bevestiging vergadering

Beste [naam ontvanger],

Graag herinner ik u eraan dat we een vergadering hebben gepland op [datum] om [tijdstip]. Ik zou uw bevestiging van deelname zeer op prijs stellen. Als u niet in staat bent om aanwezig te zijn of als er wijzigingen zijn, laat het me dan alstublieft zo spoedig mogelijk weten.

Ik zie ernaar uit om met u samen te werken tijdens de vergadering. Bedankt voor uw aandacht en tijd.

Met vriendelijke groet,
[Naam afzender]

2. Wat moet ik doen als ik nog geen reactie heb ontvangen op mijn mail?

Als je nog geen reactie hebt ontvangen op je mail, kan het nuttig zijn om een herinnering te sturen. Volg de stappen die hierboven beschreven zijn om een vriendelijke herinnering mail op te stellen. Als je na de herinnering nog steeds geen reactie ontvangt, kun je overwegen om een follow-up te sturen. Een follow-up laat zien dat je nog steeds geïnteresseerd bent in een reactie en dat je de zaak serieus neemt. Het kan zijn dat de ontvanger je mail over het hoofd heeft gezien of simpelweg meer tijd nodig heeft om te reageren.

3. Kan ik een reminder mail sturen via Outlook?

Ja, het is mogelijk om een reminder mail te sturen via Outlook. Volg de stappen in deze handleiding van Microsoft voor meer informatie: [link naar de supportpagina van Microsoft].

4. Hoe stuur ik een herinneringsmail naar een collega?

Als je een herinneringsmail naar een collega wilt sturen, volg dan de bovenstaande stappen voor het opstellen van een vriendelijke herinnering mail. Houd rekening met de professionele relatie met je collega en gebruik een beleefde en respectvolle toon. Vermeld duidelijk waar de mail over gaat en welke actie je van je collega verwacht. Zorg er ook voor dat je een deadline vermeldt, zodat je collega weet hoeveel tijd hij of zij heeft om te reageren.

Geef in uw e-mail ook aan voor welke datum u een reactie wilt. Formuleer een duidelijke onderwerpregel die aangeeft waar het over gaat en wat u wilt (‘Graag uw reactie op bijgaande documenten over …’). Heeft u geen reactie gehad, stuur dan een reminder.Berichten die u verzendt, kunnen worden gemarkeerd om u of de geadresseerde te waarschuwen dat deze actie vereist is.Een betalingsherinnering wordt verstuurd vóórdat een aanmaning wordt verstuurd. Een aanmaning is strenger van toon dan een herinnering. In een aanmaning wordt de debiteur een laatste mogelijkheid geboden om te betalen voordat de vordering uit handen wordt gegeven.

Hoe Stuur Je Een Vriendelijke Reminder Mail?

Wat Betekent Verzenden Naar Reminder?

Hoe Kun Je Jezelf Herinneren Dat Je Nog Een E Mailbericht Moet Opvolgen?

Wat Is Rappel Mail?

Hoe Schrijf Ik Een Herinnering?

Top 35 hoe stuur je een reminder mail